quinta-feira, 30 de abril de 2009

PREPARANDO O TERRENO

Reginaldo de Oliveira
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Publicado no Jornal do Commercio em 30/04/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
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Determinada casa foi construída no meio de um terreno acidentado. Em seguida fez-se uma longa gambiarra para instalar água, energia e telefone. A dificuldade começou logo no início, quando foi necessário abrir uma picada para transportar o material de construção. Outro problema surgiu ao não se saber dar a destinação adequada ao esgoto. Algum tempo depois outro imóvel residencial foi erguido nas mesmas precárias condições. Nos meses seguintes mais e mais unidades imobiliárias foram ocupando os espaços disponíveis com o agravante de que a posição das casas não obedeceu nenhum tipo de ordem ou alinhamento. Consequentemente, não era possível o trânsito de veículos automotores. De início, quando a população era pequena, a desordem não impedia as boas relações entre vizinhos, mas após anos de explosivo crescimento a convivência tornou-se impraticável levando o grande bairro ao colapso. No dia que os órgãos competentes decidiram fazer um trabalho de urbanização, concluíram que a única saída era a remoção das famílias para uma área dotada de infra-estrutura apropriada.

Em muitas empresas, o desenvolvimento de uma estrutura de controle interno via sistema ERP (Enterprise Resources Planning) segue uma dinâmica similar. Ou seja, parte-se para execução sem passar pela imprescindível etapa do planejamento. Trabalham-se as partes sem considerar a relação de umas com as outras e a função desses vínculos frente ao objetivo geral do projeto; algo semelhante a um quebra-cabeça cujas peças acabam não se encaixando.

Uma empresa que cresceu o suficiente em estrutura física, quantidade de operações, complexidade dos processos etc., chega a um ponto que percebe a imperiosa necessidade de integração dos seus controles internos. Nesse momento é importante agir com calma e serenidade. Primeiramente, é preciso estudar bem o assunto; saber o que significa exatamente um sistema de gestão e se informar como o processo foi conduzido em empresas que consolidaram sua estrutura de controle interno através de uma ferramenta ERP. É bom ter uma longa conversa com três tipos de pessoas: um consultor com larga experiência em gestão de integração de sistemas; um profissional sênior de uma empresa que comercializa sistemas ERP; e principalmente, um diretor ou sócio de uma empresa que foi bem sucedida na implementação de um sistema desse porte. A combinação dos pontos de vista, sistêmico, técnico e estratégico fornecerá os subsídios necessários à compreensão do assunto. Essa avaliação é fundamental em face de um histórico de casos desastrosos envolvendo implantações mal sucedidas de sistemas ERP.

Antes de tudo, é preciso preparar o terreno e criar a infra-estrutura sobre a qual será construído o sistema integrado de gestão. Essa etapa do projeto envolve a análise do grau de organização dos processos, da funcionalidade dos procedimentos, do desenho do fluxo de informações, e principalmente, da maturidade das pessoas que fazem a coisa acontecer. O quesito maturidade contempla também o conhecimento que os funcionários têm da empresa como um todo e o papel de cada colaborador na estrutura funcional.

Estando pronto o diagnóstico, a fase seguinte consistirá no redesenho dos fluxos e processos a fim de ajustar a estrutura de informações ao modelo de um sistema ERP. O trabalho deverá ser minucioso e didático. Ou seja, deverão ser reavaliados os cadastros, ordem de execução de tarefas, fluxo de informações, manuseio de documentos, atribuições dos funcionários, forma de arquivamento dos registros etc. Tal reavaliação já deverá ser acompanhada de medidas corretivas via mudança nos procedimentos internos. Um ponto importantíssimo que merece atenção especial é a disciplina na aplicação das novas regras. Será necessária uma intensa ação educativa para conseguir aderência das pessoas ao novo modelo de gestão.

O interessante é que nessa fase preparatória pipocam problemas por todos os lados, demonstrando assim o perigo de já se estar com o sistema ERP rodando. Essas ocorrências devem ser aproveitadas para se corrigir todos os possíveis desvios. Tal como o exemplo das unidades imobiliárias do início do texto, a preparação da infra-estrutura permitirá a implantação de um sistema integrado de gestão via ERP sem traumas ou prejuízos. Por fim, com os processos mapeados e as pessoas preparadas, poderão ser adotados os procedimentos técnicos de efetiva instalação do novo sistema.

quinta-feira, 23 de abril de 2009

COMPORTAMENTO TEMERÁRIO

Reginaldo de Oliveira
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Publicado no Jornal do Commercio em 23/04/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
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Cada pessoa possui um jeito próprio de reagir à ação dos agentes externos e de interpretar o mundo. É o que podemos chamar de idiossincrasia. Tal fenômeno é observado na forma como as diferentes culturas desenvolveram linguagens e hábitos próprios, e também como cada pessoa trabalha a solução de um problema ou encontra meios de expressar seus sentimentos. A mente humana tem um infinito poder de criação, mas também é muito suscetível a estruturas de raciocínio que demonstrem coerência. Dessa forma, é possível sintonizar um grande número de percepções em um só canal para que todos compreendam clara e detalhadamente uma idéia, uma orientação ou um propósito. Mas é preciso haver uma força capaz de manter a integridade da estrutura da idéia original, visto que a falta de coesão acaba por fim resultando em uma multiplicidade de interpretações e conseqüente perturbação da ordem das coisas.

Existem métodos consagrados para os mais variados tipos de controles burocráticos; práticas testadas e aprimoradas ao longo de muitos anos por renomados profissionais. Daí, que a roda existe e é redondinha. Não há necessidade de reinventá-la, de arredondá-la mais ainda. Só que muita gente não atenta para isso. É curioso observar a forma bem particular que certas empresas trabalham seus controles internos. Cada uma de um jeito mais interessante que a outra.

Grande parte dos empresários costuma delegar aos seus empregados uma série de procedimentos burocráticos sem se preocupar muito com a metodologia que será utilizada ou desenvolvida. O funcionário que recebe a incumbência e que não passou por nenhum tipo de capacitação interpretará os fatos de acordo com seus padrões mentais e transferirá para um determinado tipo de registro o resultado da sua percepção. Como conseqüência, o produto final do trabalho só ficará compreensível ao seu autor. Essas práticas são particularmente perigosas quando acontecem na área financeira.

Os fatos financeiros podem e devem ser convertidos em registros perfeitamente compreensíveis a qualquer pessoa que os examinarem atentamente. Basta a aplicação de uma boa técnica, disciplina e atenção. Cada ocorrência pode ser considerada um processo com início, meio e fim. Existem processos extremamente simples, como por exemplo, o pagamento de um sedex. Há outros que se revestem de certa complexidade.

Examinemos o processo de aquisição de insumos em uma indústria organizada. O cuidado acontece no momento em que é feita a solicitação do material. Nessa fase já é determinada uma série de informações técnicas acerca dos itens solicitados, como se fosse a preparação de uma nota fiscal. Tal solicitação é convertida em pedido pelo setor de compras, que negocia preço, prazo etc. Dias depois, ao receber a encomenda do fornecedor, alguém verificará se a nota fiscal é uma réplica do pedido. A etapa seguinte será alimentar o sistema de estoque e gerar uma obrigação financeira. O funcionário do setor financeiro agendará os pagamentos anexando cópia da nota fiscal a cada boleto, além de cópias de documentos que de alguma forma sejam importantes para o esclarecimento de um fato específico, como um desconto especial na última duplicata. Todos os documentos produzidos ao longo do processo devem ficar agrupados e disponíveis para uma auditoria. O custo administrativo aumenta? Sim. Mas o preço da desorganização é muito maior.

A inobservância de procedimentos que dificultem o esclarecimento de determinadas operações via documentação suporte, pode ser considerado um comportamento temerário por parte do pessoal envolvido no processo. Os administradores de recursos econômicos são obrigados a prestar contas para vários agentes, sendo que os mais críticos são o acionista e o fisco. O modo obscuro que muita gente administra recursos sob sua responsabilidade pode resultar em conseqüências muito graves. Tais conseqüências podem ter um longo raio de ação e alcançar várias pessoas.

No fim das contas, a responsabilidade pelos desajustes é do principal gestor que não optou por uma administração profissional, que não captou os abundantes sinais de descontrole, que ignorou nuvens negras encobrindo sua burocracia interna e que não procurou raciocinar que existe uma variada gama de soluções no mercado pronta para ser utilizada.

quinta-feira, 16 de abril de 2009

O CASO ENZO

Reginaldo de Oliveira
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Publicado no Jornal do Commercio em 16/04/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
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Enzo era gerente de um complexo hoteleiro localizado no interior do estado quando foi convidado por um rico empreendedor para tocar um negócio na capital do Amazonas. A proposta contemplava a possibilidade de o futuro empresário tornar-se proprietário de 40% do capital social assim que cumprisse determinadas metas. Enzo não pensou duas vezes, visto ser aquela a oportunidade da sua vida. Sua rica experiência administrativa fui muito útil naquele momento, mas teve que aprender rapidamente as peculiaridades de uma atividade econômica que seu amigo empreendedor levou muitos anos para dominar. Em poucos dias, Enzo estava comprando, vendendo; administrando com maestria as finanças, seu pessoal, estoque, assuntos organizacionais, questões fiscais, concorrência, mercado etc.

Munido de um entusiasmo fora do comum, sua primeira providência foi conquistar a confiança e obter apoio do seu grupo de colaboradores, conclamando-os a serem solidários num objetivo comum. Enzo tem um forte espírito de humanidade e empatia. Ele sempre disse que a disposição das pessoas está diretamente ligada aos benefícios práticos que poderiam obter. Ou seja, discursos vazios e atitudes demagógicas não seriam capazes de motivar uma equipe e naquele momento era fundamental o comprometimento do seu pessoal. Sua doutrina sempre foi clara e sua ética inquestionável. Mas também nunca aceitou menos que cem por cento de desempenho do seu time campeão. O novo empresário contagiou clientes, colaboradores e fornecedores com o seu carisma acima da média. Com tantas qualidades reunidas em uma só pessoa não foi de espantar que as coisas transcorressem de forma satisfatória desde a fase inicial até o presente momento.

Enzo atua na distribuição de produtos de tecnologia e seu maior volume de clientes é formado por autônomos que oferecem seus serviços a pessoas físicas e jurídicas. Assim como acontece nas outras unidades do grupo econômico, sua empresa possui uma bem estruturada sala onde acontecem treinamentos diários para que os funcionários conheçam bem os produtos que vendem. Esse ambiente é também utilizado para formar profissionais que irão disseminar novas soluções tecnológicas. Os instrutores são oriundos dos grandes centros de tecnologia, tais como São Paulo, Minas Gerais e Paraná. No sentido inverso, vários funcionários graduados viajam para essas regiões a fim de participar de treinamentos nas sedes dos fornecedores das tecnologias que são comercializadas em Manaus. Enzo mantém um diálogo afinado com os seus fornecedores, de quem já conquistou respeito, amizade e cooperação. Conquistou também as mesmas considerações dos seus clientes, visto que a maioria deles elevou seu padrão de vida após a firmação de parceria com a empresa. A principal chave desse estrondoso sucesso foi uma fórmula bem simples: não concorrer com os seus clientes.

Mas não é só isso. Enzo aposta nas pessoas e espera muito delas. Por isso todos se esforçam para não decepcioná-lo. Enzo promove muitas festas; na sua empresa nunca falta suco, café e água gelada. Aos sábados é oferecido um farto café regional onde clientes e funcionários se regalam com a grande variedade de petiscos. Na empresa tudo é comemorado, tudo é vibrante, bonito e organizado – parece um mini-shopping. Enzo disponibilizou um local na sua empresa com mesa, telefone e fax onde qualquer cliente o utiliza para fazer negócios.

Enzo resgatou o grupo empresarial de uma precipitada curva descendente; inaugurou quase que simultaneamente uma unidade do negócio em Boa Vista e outra em Porto Velho. Também, foi decisivo na implantação da loja de São Luís/MA. A média de faturamento mensal da sua empresa (Manaus) no primeiro ano foi de sessenta mil reais e sete anos depois alcançou a incrível cifra de mais de um milhão de reais por mês sem nunca ter utilizado capital de terceiros. Os feitos de Enzo são revestidos de cores épicas e sua capacidade de realização é inesgotável. Enzo se nutre da força das pessoas à sua volta porque sabe extrair o melhor que elas podem oferecer. O sucesso de todos é fruto dessa simbiose. Destaca-se aqui o importantíssimo apoio da sua esposa nessa jornada de conquistas e muito trabalho.

quinta-feira, 9 de abril de 2009

O MÉRITO É DE TODOS

Reginaldo de Oliveira
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Publicado no Jornal do Commercio em 09/04/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
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A cultura grega foi a que alcançou o maior desenvolvimento intelectual na antiguidade, tanto que seus reflexos chegaram até os dias atuais. A religião grega tinha uma curiosa particularidade: não havia sacerdote e as pessoas não se preocupavam com a salvação da alma. O politeísmo era uma fonte de amplificação da compreensão das coisas do mundo. Por isso os gregos eram tão avançados. Cada deus carregava em si uma lição moral ou interpretação dos fenômenos da natureza e da vida. Tal paganismo suscita a idéia de que o mundo divino era povoado por uma equipe de deuses, cada um com sua função e simbolismo. A expansão da grande religião monoteísta consolidou a figura da entidade detentora da única verdade. Como as divindades são reflexos dos anseios humanos, essa unicidade cognitiva teve como conseqüência o fechamento dos centros nervosos e criativos, levando a humanidade aos porões do obscurantismo. Uma das conseqüências foi o fortalecimento da figura do herói e salvador, um arquétipo que se incrustou no inconsciente coletivo resultando na supervalorização do líder e a neutralização do trabalho dos liderados.

Os registros históricos estão repletos de exemplos da força transformadora dos grandes líderes, homens visionários que protagonizaram revoluções grandiosas, sendo que os historiadores costumam ignorar aqueles que operacionalizaram as idéias revolucionárias. O líder e os seus liderados são indissociáveis quando atuam em conjunto, assim como oxigênio e hidrogênio formam a molécula da água. Se os dois forem separados, o propósito deixa de existir.

A figura do líder carrega uma aura que atrai para si os holofotes deixando os demais na sombra. Por esse motivo é que todos querem ser chefes, visto ser esse o único meio de uma pessoa ter as suas qualidades reconhecidas. Esse conceito pode comprometer drasticamente o desempenho de uma equipe, já que em vez de se concentrarem no objetivo comum, as pessoas se empenham na missão de ocupar o cargo principal. O chefe, por sua vez, concentra suas forças na construção de trincheiras para defender seu território. Essas atitudes rocambolescas acabam consumindo a valiosa energia que deveria ser aplicada na boa condução das responsabilidades que abraçaram.

Cada membro da equipe é uma fonte inesgotável de possibilidades, sendo que o alinhamento de forças pode levar a um impressionante ganho de produtividade. O líder deve catalisar as habilidades dos seus liderados numa espécie de alquimia sinérgica a fim de potencializar o desempenho do grupo. Quando a idéia do compartilhamento dos méritos for difundida e as pessoas acreditarem que terão seu lugar no pódio, elas concentrarão as suas mais potentes energias nas incumbências do seu cargo, assim como fizeram os gigantes guerreiros do lendário Leônidas na Batalha das Termópilas. No caso específico desse fato histórico, o grupo se destacou mais que seu comandante, tanto que o filme que os homenageou chama-se 300. Esse é um edificante exemplo de propósito moral. Outros tantos feitos históricos são marcados apenas pela figura do protagonista.

Há pouco mais de um mês conheci um exemplo interessante do poder das equipes de alto desempenho numa empresa de consultoria contábil. Na Delta existe um senso de uniformidade onde cada membro é um micro gestor. O conhecimento não fica concentrado no chefe até porque o trabalho é caracterizado pela interdependência dos integrantes da equipe. A diretoria conclama seus colaboradores a participar da gestão da empresa através de sugestões para melhorar o desempenho do negócio e cria oportunidades para quem quiser se pronunciar. Outra característica marcante é que a empresa é capitaneada por uma mulher que comanda com sabedoria um contingente expressivo de colaboradores, na sua grande maioria mulheres. A hegemonia feminina produz importantes resultados. As mulheres são naturalmente mais caprichosas e têm uma grande capacidade de comunicação e percepção, ao passo que muitos homens costumam se comunicar uns com os outros através de resmungos. Além do mais, as mulheres de alto nível profissional deixam o ambiente mais leve, charmoso e agradável.


quinta-feira, 2 de abril de 2009

A IMPORTÂNCIA DO ACONSELHAMENTO

Reginaldo de Oliveira
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Publicado no Jornal do Commercio em 02/04/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
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O pai da psicologia analítica, Carl Gustav Jung disse que quem olha para fora, sonha; quem olha para dentro, desperta. Talvez tenha dito isso porque sabia que o mundo está cheio de ambigüidades e sinais que confundem a nossa percepção. Dessa forma, quando os elementos que nos cercam ganham escala e complexidade limitando a nossa capacidade de digeri-los, temos que fazer um exercício de introspecção para rever os nossos métodos, nossa linguagem e nosso julgamento. Caso contrário, corremos o risco de ficar aprisionados no limbo da inércia enquanto as coisas que deveríamos controlar se transformam num monstro de numerosos tentáculos. Essa paralisia de paradigma é hoje potencialmente danosa em face da acirrada competitividade empresarial.

Pesa sobre os ombros do administrador moderno uma sobrecarga de responsabilidades e decisões difíceis que têm que tomar diariamente, sendo que a maioria deles age no escuro apostando na sua intuição. É flagrante o fenômeno da alta concentração de prerrogativas no principal administrador, seja ele executivo ou proprietário de uma organização econômica. As limitações técnicas do staff combinadas com a falta de uma cultura organizacional bem estruturada suscitam a desconfiança que leva a revisão das informações apresentadas. É Possível que esse comportamento seja fruto da idéia de que a pessoa no topo tenha uma orientação voltada para a sobrevivência do negócio enquanto os demais níveis estão atentos à preservação dos seus empregos. Ou seja, o instinto de defesa do território é o mecanismo direcionador das ações dos empregados. Conclui-se, então, que o rei está só e que o conjunto de informações que recebe é de algum modo filtrado com vistas à proteção de interesses.

Esse estado de coisas obriga o administrador a transitar pelas mais diversas áreas do conhecimento para se sentir seguro nas suas decisões, sendo que dificilmente conseguirá um resultado satisfatório. Um ou outro poderá desenvolver a capacidade de abraçar os processos inteiros de sua empresa em profundidade, mas um volume extremado de análise poderá resultar numa congestão mental e até problemas psiquiátricos.

Para ser resgatado do atoleiro, o gestor pode lançar mão dos serviços de um Conselheiro, uma pessoa em que encontre ressonância para os seus anseios e temores; que possa compartilhar suas angústias, dilemas e refazer a conexão com os mais variados subsistemas do seu negócio. A missão será ampliar o espaço na mente do administrador para as ambigüidades do mundo, sentimentos conflitantes e idéias contraditórias. Também, deverá reorganizar as estruturas mentais do administrador para que ele possa equacionar os problemas de forma a reduzir substancialmente o estresse e a fadiga. Outra importante tarefa é desobstruir os canais por onde percorrem os fluxos de informações e retratar o negócio ou a estrutura organizacional nas suas cores originais. O conselheiro deverá passear livremente pelas instalações da empresa, estabelecer contato com seus integrantes, analisar uma gama variada de informações e ter a capacidade de incorporar o espírito da organização.

Deduz-se, obviamente, que não é fácil encontrar um profissional que reúna as qualidades necessárias para o tipo específico de conselheiro aqui tratado. Os serviços tradicionais de consultoria não teriam o mesmo efeito por estarem encouraçados por formalidades técnicas e legais. A eficácia do trabalho só é obtida se for estabelecida uma relação de confiança com o aconselhado, o qual deverá acreditar na qualificação técnica, no caráter, na honestidade e na seriedade do trabalho do conselheiro. O conselheiro jamais poderá emanar sinais que despertem suspeitas de que seus conselhos estejam contaminados por algum tipo escuso de interesse.

Alguns administradores já tiveram a felicidade de contar com a ajuda de excelentes conselheiros, como por exemplo, um sócio, um amigo ou alguém que por algum motivo desenvolveu uma relação de confiança. É muito importante que o administrador seja capaz de encontrar nas pessoas que se relaciona o seu possível guia e mentor.

Reginaldo de Oliveira é Consultor Contábil e este artigo é fruto da longa amizade com o brilhante empresário, Sr. Adevair Vieira, com quem eu mais aprendi do que ensinei.