quinta-feira, 30 de abril de 2009

PREPARANDO O TERRENO

Reginaldo de Oliveira
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Publicado no Jornal do Commercio em 30/04/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
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Determinada casa foi construída no meio de um terreno acidentado. Em seguida fez-se uma longa gambiarra para instalar água, energia e telefone. A dificuldade começou logo no início, quando foi necessário abrir uma picada para transportar o material de construção. Outro problema surgiu ao não se saber dar a destinação adequada ao esgoto. Algum tempo depois outro imóvel residencial foi erguido nas mesmas precárias condições. Nos meses seguintes mais e mais unidades imobiliárias foram ocupando os espaços disponíveis com o agravante de que a posição das casas não obedeceu nenhum tipo de ordem ou alinhamento. Consequentemente, não era possível o trânsito de veículos automotores. De início, quando a população era pequena, a desordem não impedia as boas relações entre vizinhos, mas após anos de explosivo crescimento a convivência tornou-se impraticável levando o grande bairro ao colapso. No dia que os órgãos competentes decidiram fazer um trabalho de urbanização, concluíram que a única saída era a remoção das famílias para uma área dotada de infra-estrutura apropriada.

Em muitas empresas, o desenvolvimento de uma estrutura de controle interno via sistema ERP (Enterprise Resources Planning) segue uma dinâmica similar. Ou seja, parte-se para execução sem passar pela imprescindível etapa do planejamento. Trabalham-se as partes sem considerar a relação de umas com as outras e a função desses vínculos frente ao objetivo geral do projeto; algo semelhante a um quebra-cabeça cujas peças acabam não se encaixando.

Uma empresa que cresceu o suficiente em estrutura física, quantidade de operações, complexidade dos processos etc., chega a um ponto que percebe a imperiosa necessidade de integração dos seus controles internos. Nesse momento é importante agir com calma e serenidade. Primeiramente, é preciso estudar bem o assunto; saber o que significa exatamente um sistema de gestão e se informar como o processo foi conduzido em empresas que consolidaram sua estrutura de controle interno através de uma ferramenta ERP. É bom ter uma longa conversa com três tipos de pessoas: um consultor com larga experiência em gestão de integração de sistemas; um profissional sênior de uma empresa que comercializa sistemas ERP; e principalmente, um diretor ou sócio de uma empresa que foi bem sucedida na implementação de um sistema desse porte. A combinação dos pontos de vista, sistêmico, técnico e estratégico fornecerá os subsídios necessários à compreensão do assunto. Essa avaliação é fundamental em face de um histórico de casos desastrosos envolvendo implantações mal sucedidas de sistemas ERP.

Antes de tudo, é preciso preparar o terreno e criar a infra-estrutura sobre a qual será construído o sistema integrado de gestão. Essa etapa do projeto envolve a análise do grau de organização dos processos, da funcionalidade dos procedimentos, do desenho do fluxo de informações, e principalmente, da maturidade das pessoas que fazem a coisa acontecer. O quesito maturidade contempla também o conhecimento que os funcionários têm da empresa como um todo e o papel de cada colaborador na estrutura funcional.

Estando pronto o diagnóstico, a fase seguinte consistirá no redesenho dos fluxos e processos a fim de ajustar a estrutura de informações ao modelo de um sistema ERP. O trabalho deverá ser minucioso e didático. Ou seja, deverão ser reavaliados os cadastros, ordem de execução de tarefas, fluxo de informações, manuseio de documentos, atribuições dos funcionários, forma de arquivamento dos registros etc. Tal reavaliação já deverá ser acompanhada de medidas corretivas via mudança nos procedimentos internos. Um ponto importantíssimo que merece atenção especial é a disciplina na aplicação das novas regras. Será necessária uma intensa ação educativa para conseguir aderência das pessoas ao novo modelo de gestão.

O interessante é que nessa fase preparatória pipocam problemas por todos os lados, demonstrando assim o perigo de já se estar com o sistema ERP rodando. Essas ocorrências devem ser aproveitadas para se corrigir todos os possíveis desvios. Tal como o exemplo das unidades imobiliárias do início do texto, a preparação da infra-estrutura permitirá a implantação de um sistema integrado de gestão via ERP sem traumas ou prejuízos. Por fim, com os processos mapeados e as pessoas preparadas, poderão ser adotados os procedimentos técnicos de efetiva instalação do novo sistema.

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