quinta-feira, 23 de abril de 2009

COMPORTAMENTO TEMERÁRIO

Reginaldo de Oliveira
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Publicado no Jornal do Commercio em 23/04/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
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Cada pessoa possui um jeito próprio de reagir à ação dos agentes externos e de interpretar o mundo. É o que podemos chamar de idiossincrasia. Tal fenômeno é observado na forma como as diferentes culturas desenvolveram linguagens e hábitos próprios, e também como cada pessoa trabalha a solução de um problema ou encontra meios de expressar seus sentimentos. A mente humana tem um infinito poder de criação, mas também é muito suscetível a estruturas de raciocínio que demonstrem coerência. Dessa forma, é possível sintonizar um grande número de percepções em um só canal para que todos compreendam clara e detalhadamente uma idéia, uma orientação ou um propósito. Mas é preciso haver uma força capaz de manter a integridade da estrutura da idéia original, visto que a falta de coesão acaba por fim resultando em uma multiplicidade de interpretações e conseqüente perturbação da ordem das coisas.

Existem métodos consagrados para os mais variados tipos de controles burocráticos; práticas testadas e aprimoradas ao longo de muitos anos por renomados profissionais. Daí, que a roda existe e é redondinha. Não há necessidade de reinventá-la, de arredondá-la mais ainda. Só que muita gente não atenta para isso. É curioso observar a forma bem particular que certas empresas trabalham seus controles internos. Cada uma de um jeito mais interessante que a outra.

Grande parte dos empresários costuma delegar aos seus empregados uma série de procedimentos burocráticos sem se preocupar muito com a metodologia que será utilizada ou desenvolvida. O funcionário que recebe a incumbência e que não passou por nenhum tipo de capacitação interpretará os fatos de acordo com seus padrões mentais e transferirá para um determinado tipo de registro o resultado da sua percepção. Como conseqüência, o produto final do trabalho só ficará compreensível ao seu autor. Essas práticas são particularmente perigosas quando acontecem na área financeira.

Os fatos financeiros podem e devem ser convertidos em registros perfeitamente compreensíveis a qualquer pessoa que os examinarem atentamente. Basta a aplicação de uma boa técnica, disciplina e atenção. Cada ocorrência pode ser considerada um processo com início, meio e fim. Existem processos extremamente simples, como por exemplo, o pagamento de um sedex. Há outros que se revestem de certa complexidade.

Examinemos o processo de aquisição de insumos em uma indústria organizada. O cuidado acontece no momento em que é feita a solicitação do material. Nessa fase já é determinada uma série de informações técnicas acerca dos itens solicitados, como se fosse a preparação de uma nota fiscal. Tal solicitação é convertida em pedido pelo setor de compras, que negocia preço, prazo etc. Dias depois, ao receber a encomenda do fornecedor, alguém verificará se a nota fiscal é uma réplica do pedido. A etapa seguinte será alimentar o sistema de estoque e gerar uma obrigação financeira. O funcionário do setor financeiro agendará os pagamentos anexando cópia da nota fiscal a cada boleto, além de cópias de documentos que de alguma forma sejam importantes para o esclarecimento de um fato específico, como um desconto especial na última duplicata. Todos os documentos produzidos ao longo do processo devem ficar agrupados e disponíveis para uma auditoria. O custo administrativo aumenta? Sim. Mas o preço da desorganização é muito maior.

A inobservância de procedimentos que dificultem o esclarecimento de determinadas operações via documentação suporte, pode ser considerado um comportamento temerário por parte do pessoal envolvido no processo. Os administradores de recursos econômicos são obrigados a prestar contas para vários agentes, sendo que os mais críticos são o acionista e o fisco. O modo obscuro que muita gente administra recursos sob sua responsabilidade pode resultar em conseqüências muito graves. Tais conseqüências podem ter um longo raio de ação e alcançar várias pessoas.

No fim das contas, a responsabilidade pelos desajustes é do principal gestor que não optou por uma administração profissional, que não captou os abundantes sinais de descontrole, que ignorou nuvens negras encobrindo sua burocracia interna e que não procurou raciocinar que existe uma variada gama de soluções no mercado pronta para ser utilizada.

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