SEFAZ - RECEITA DE ERROS

Reginaldo de Oliveira

Publicado no Jornal do Commercio dia 25/06/2013 - A128

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A Contadora paraense Antonete Osório desenvolveu um brilhante modelo de controle fiscal que atraiu a atenção até da SEFA-PA. O detalhamento analítico das situações tributárias específicas dos 17 mil itens do estoque do seu cliente alcançou um impressionante grau de sofisticação devido ao preciso enquadramento legal de cada produto movimentado. Dentre tantos mecanismos inteligentes de controle, um deles se destaca por sua incomum utilização. Trata-se do cálculo prévio de várias modalidades de ICMS que são notificados posteriormente pela secretaria de fazenda. Foram necessários 20 analistas da Microsiga para compreender a lógica da coisa. O resultado é que os cálculos batem perfeitamente com os valores cobrados em conta gráfica pela SEFA-PA, sendo que ocorrências de divergências de valores cobrados são muito raras. O fato mais surpreendente é que todo o corpo administrativo da empresa é formado por cinco pessoas. Os demais funcionários são vendedores, repositores e operadores de caixa. A empresa é a maior do seu ramo no estado do Pará.

Um sistema de cálculo prévio de notificações semelhante ao da Contadora Antonete seria de extrema utilidade aqui no estado do Amazonas. Mais até que no estado do Pará. O motivo é muito simples. A honestidade da SEFA-PA é representada pelos raros erros de cálculo dos tributos incidentes sobre o ingresso de produtos naquela localidade. Lá, a possibilidade de o empresário pagar ICMS indevidamente sobre notificações é baixa. Quanto à secretaria de fazenda do estado do Amazonas, é notório e sabido de todos que o mantra repetido incessantemente em cada um dos ouvidos de cada um dos seus funcionários é tributar tudo pela alíquota mais alta. Essa prática ostensiva e impregnada até no ar condicionado do posto da Praça 14 (GDDF) era justificada pela impossibilidade técnica de análise do mundaréu de pacotes de notas fiscais amarradas com barbantes.

O advento da nota fiscal eletrônica anunciava uma radical mudança nesse modus operandi, visto que tal fato decretou a morte das digitações. Todo o processo do gerenciamento de desembaraço de documentos fiscais se tornou pleno e absolutamente eletrônico. Mas curiosa e inexplicavelmente os erros continuam existindo. No computador da SEFAZ dois mais dois dá cinco e curiosamente todo e qualquer erro de processamento eletrônico resulta em imposto maior que o devido. E os números são assustadoramente colossais. Somente uma empresa atacadista aqui da nossa cidade foi notificada em R$ 21 milhões agora no primeiro trimestre de 2013, sendo que somente R$ 5 milhões eram devidos. Ou seja, se a empresa não contasse com uma equipe de empregados para analisar item a item de cada nota fiscal de entrada, ela teria incinerado R$ 16 milhões de reais. Isso é muito grave, gravíssimo; motivo de acionamento do Ministério Público e objeto de séria e urgente investigação.  A SEFAZ-AM cobra impostos indevidos de todas as empresas do estado, sendo que uma imensa parcela dessas empresas não analisa as notificações de cobrança e assim gera uma absurda receita de erros para o erário estadual.

Outra prática diária e recorrente da SEFAZ-AM é o bloqueio arbitrário e sem prévio aviso do contribuinte que fica de um minuto para o outro impedido de trabalhar. Isso obriga a empresa a desenterrar defuntos de anos passados para provar que está correta. Com muita luta, muito tempo perdido e muita insistência o contribuinte é desbloqueado. Esse tipo de prática danosa aos negócios não gera nenhum tipo de punição ao funcionário público. A empresa pode arcar com gigantescos prejuízos sem que o autor do bloqueio indevido não tenha que responder pelas perdas e danos do contribuinte. É estarrecedor a prerrogativa da SEFAZ-AM de poder mirar num determinado contribuinte, infernizar a vida dele, destruir seus negócios e ficar por isso mesmo.

É impressionante a inércia e a dificuldade da sociedade para fazer valer sua cidadania. O governo faz e desfaz; tripudia, atrapalha, destrói a vida de quem trabalha e ninguém faz nada. A classe empresarial bem que poderia aproveitar esse momento de convulsão social para também protestar e exigir racionalidade, respeito e justiça dos órgãos fazendários opressores.

ACA - 142 anos

Reginaldo de Oliveira

Publicado no Jornal do Commercio dia 18/06/2013 - A127

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O Brasil é um país de frágil mobilização social. Não existe um consolidado encadeamento de entidades cujos múltiplos interesses sejam eficientemente discutidos e canalizados ao poder público. Também, falta um sistema de gerenciamento das demandas comunitárias que permita uma forte participação dos protagonistas e amplo monitoramento dos coadjuvantes, de modo que o funcionário público não consiga se esquivar das suas responsabilidades. O senso de cidadania ainda não se estabeleceu por completo nas nossas consciências. Os poderosos continuam se encastelando da mesma forma que os senhores feudais faziam lá na idade média. E o povo continua mais do que nunca, e até pior que seu correspondente medieval, a se sujeitar às imposições e vontades dos governantes. Muitas vezes, isso acontece por conta da própria acomodação de alguns grupos sociais que não praticam o exercício do direito. Quando segmentos da população unem forças em torno de um objetivo comum o estado democrático de direito finalmente se torna palpável.

Aqui mesmo, na nossa cidade, muitos eventos ou ações equivocadas dos governantes acabam dificultando a vida de quem trabalha, estuda etc. Quando isso acontece, a reação mais comum é reclamar de forma vazia e ineficaz. Na contramão desse processo, a Associação Comercial do Amazonas se apresenta como um oásis em meio ao rarefeito ambiente participativo de ações junto ao poder público. Semanalmente, questões relacionadas ao desempenho econômico da nossa região e seus respectivos entraves são colocadas em discussão para em seguida se estabelecer uma linha de ação para cada assunto analisado. A estratégia adotada para provocar uma resposta das autoridades é promover um diálogo franco e aberto com o interlocutor. E os resultados são animadores. O caso mais emblemático foi a recente desobstrução do centro da cidade, fruto de várias rodadas de negociação e muita insistência junto a prefeitura. Nesse caso, a ACA conseguiu arregimentar um grupo forte de colaboradores e amigos da casa.

As reuniões da ACA não se limitam a temas pontuais ou estanques. Ali, no 4º andar do número 281, da Rua Guilherme Moreira se discute e se repensa o Amazonas; sua economia, suas deficiências, suas potencialidades, seu presente, seu futuro. Grandes e importantes acontecimentos que impactaram positivamente a nossa economia nasceram na ACA via contribuição de grandes homens que fizeram e continuam fazendo história. Cada convidado que se faz presente às reuniões contribui sobremaneira para enriquecer o valioso arsenal de conhecimentos sobre as características do nosso estado e do nosso povo. Cada novo olhar abre uma nova possibilidade e um novo caminho. Dessa forma, privilegiados são aqueles que semanalmente acompanham as reuniões ordinárias de diretoria e contribuem para o engrandecimento do setor comercial. As conquistas da Associação Comercial do Amazonas são conquistas de todos nós que amamos essa terra rica e abençoada.

Para marcar o aniversário dos seus 142 anos de existência, A ACA realizará na noite de hoje uma solene sessão comemorativa de sua fundação no Auditório da FIEAM, Avenida Joaquim Nabuco, onde será empossada a Diretoria Plena para o triênio 2013/2016, oportunidade em que também serão condecoradas algumas autoridades da nossa região com a Medalha do Mérito Empresarial “J. G. Araújo”. Parabéns a Associação Comercial do Amazonas. Parabéns ao seu corpo diretivo e aos seus colaboradores.

CAPACITAR É PRECISO

Reginaldo de Oliveira

Publicado no Jornal do Commercio dia 11/06/2013 - A126

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Meses atrás, uma grande empresa comercial localizada em Belém do Pará adquiriu um moderno e sofisticado sistema de gestão empresarial (ERP) que prometia revolucionar seus processos operacionais, contábeis etc. O que na prática ocorreu, foi uma sequência de atropelos que convulsionou as rotinas dos funcionários e levou o diretor ao hospital após uma crise de estresse. Com os ânimos um pouco mais arrefecidos, foi possível fazer uma análise aprofundada da situação, a qual resultou numa pauta de reivindicações que foi posteriormente entregue ao fornecedor do sistema ERP, localizado em Minas Gerais. Depois de fortes pressões, a software house mineira enviou para Belém o seu melhor técnico para evitar cancelamento de contrato ou algo mais sério. Como resultado, esse dito técnico fez em três semanas o que outros profissionais não fizeram em três meses e assim o sistema finalmente funcionou a contento. Nesse caso, o problema central estava na alta qualificação e elevado grau de conhecimento do staff da empresa paraense, que não aceitava de forma alguma um nível de resposta que ficasse abaixo dos seus rígidos padrões de excelência.

Agora, em 2013, outra empresa também se viu embrulhada em sérios problemas derivados da aquisição de um sistema de gestão empresarial, cujas características são bem diferentes da sua correspondente paraense. Aqui, a coisa se enroscou bastante. E o motivo é que os técnicos da software house não são suficientemente preparados para fazer a adequada implantação do sistema e também não conseguem determinar a causa dos inúmeros conflitos entre os módulos do ERP. Por outro lado, o staff da contratante não consegue identificar com precisão as suas necessidades de controle, nem também possui conhecimento suficiente para discutir erros e acertos do projeto. Dessa forma, expressivas deficiências acontecem em ambos os lados do contrato (É a cobra cega lutando contra o sapo aleijado). Por isso, a coisa se arrasta e os resultados são insatisfatórios.

Nesse terceiro exemplo de implantação de ERP, a contratante era consciente da deficiência dos seus processos operacionais e sabia que sua equipe não resistiria a uma mudança radical. Primeiramente, o diretor comprou um sistema bem simples e limitado, mas fácil de operacionalizar. Ao mesmo tempo, investiu em estrutura, tecnologia e na qualificação do seu pessoal. Após três anos resolveu apostar num sistema ERP. A mudança foi violenta, mas todos estavam preparados para os solavancos. Tanto, que a implantação do projeto ocorreu sem traumas e de acordo com o cronograma estabelecido no início dos trabalhos. Hoje, o ambiente profissional da empresa é totalmente diferente da lojinha de dez anos atrás. E a base dessa revolução está na qualificação da equipe de profissionais responsável pela fluidez dos processos e segurança das informações.

A qualificação profissional dos funcionários é determinante para o sucesso ou o fracasso de uma organização. Uma equipe capacitada e detentora de sólidos conhecimentos técnicos é a melhor proteção que uma empresa pode dispor para se defender de agentes externos maliciosos ou potencialmente virulentos. Esse paradigma é ainda mais urgente agora, em face dos sofisticados e invasivos controles eletrônicos impingidos ao contribuinte pelo Fisco. A gradual e constante automatização dos processos fiscalizatórios, combinado com a expansão da substituição tributária, vem secando a anteriormente torrencial fonte propinolítica. Por isso, os fiscais estão padecendo de crises de abstinência e ficando mais agressivos nas suas investidas aos contribuintes menos esclarecidos dos seus direitos e obrigações. Não são poucos os casos de achaques que resultam em “prejuízos financeiros” ou recolhimentos indevidos por falta de empregados incapazes tecnicamente de questionar uma ação maliciosa do Fisco. Portanto, investir na qualificação dos funcionários é investir na proteção do patrimônio e na segurança dos negócios.

Atenção redobrada ao cadastro de produtos

Reginaldo de Oliveira

Publicado no Jornal do Commercio dia 04/06/2013 - A125

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O estereótipo do empresário brasileiro é marcado pela ojeriza aos assuntos burocráticos que envolvem controles trabalhosos e detalhistas. O costume é ir direto ao ponto, que é comprar, vender, pagar e receber, sendo que o resto fica habitualmente entregue ao acaso das circunstâncias. Normalmente, a “burocracia estéril” fica a cargo dos tecnocratas, que procuram se virar com os parcos recursos disponibilizados pelo patrão. Por exemplo, o controle de estoque da maioria das empresas padece da crônica falta de acuracidade, o que normalmente redunda em constantes conflitos envolvendo funcionários e clientes. Essa imprudência se transforma em temeridade quando coloca a empresa na mira do Fisco. Só depois do baque de uma autuação é que rapidamente se encontra um jeito de por ordem na casa.

O controle de estoque da taberna da esquina está inteiramente na cabeça do dono. Alguns, com mentes privilegiadas, são capazes de memorizar a movimentação de uma infinidade de itens sem se perder nas prateleiras lotadas de mercadorias. A adoção do computador como instrumento substituto da memória e do kardex aconteceu de forma simplificada, onde ainda se costuma atentar somente para descrição, quantidade e valor. Aquele monte de outros campos do cadastro do produto sempre fica em branco. Afinal de contas, pra quê perder tempo com firulas?

O advento dos controles fiscais via SPED vem provocando um choque cultural nesse tipo de comportamento organizacional. E mesmo depois de decorrido tanto tempo, ainda impera nos ambientes corporativos a feroz resistência ao tratamento adequado do cadastro de produto. E a briga é feia, visto que funcionários dos setores, contábil, almoxarifado, compras e faturamento, vivem se desentendendo. Ou seja, o setor contábil exige um padrão de qualidade ainda em desacordo com a realidade da empresa.

Talvez o foco da questão esteja no paradigma cristalizado na cabeça daqueles que se acostumaram justamente com a tal visão simplificada da coisa. Persiste em se manter de pé o conceito de que basta mexer numa coisinha aqui, outra ali até o arquivo eletrônico passar no PVA sem erro. Por ser elementar, essa tarefa pode ser delegada ao estagiário da Contabilidade. O mais importante é a validação no PVA e a transmissão ao repositório do SPED. Essa miscelânea de responsabilidades e esse jogo de empurra-empurra tem o potencial explosivo de empurrar a empresa para o abismo dos riscos fiscais. E o SPED gerado nessas circunstâncias expõe as vísceras da empresa e entrega de bandeja para o ente fazendário os erros fiscais com riqueza de detalhes. E o pior é que em muitos lugares os procedimentos fiscais da Contabilidade estão totalmente desalinhados com os processos da movimentação do Almoxarifado, fato decorrente do hábito da Contabilidade não analisar os arquivos gerados pelo TI. Assim, a Contabilidade informa uma coisa para o Fisco e o TI, outra coisa.

Para não sucumbir ao abismo é preciso agir com urgência. Isso significa passar um pente fino no cadastro de todos os produtos, dando especial atenção aos aspectos relacionados à NCM e CST. Na realidade, o cuidado deve se estender para todos os processos que envolvem movimentação de produtos. Ou seja, o paradigma do momento é GERENCIAMENTO DE PRODUTOS. Se o porte da empresa for substancial, deve-se criar uma Gerência de Produtos, a qual deve responder pelo comportamento e pelas características de cada item do estoque. Isso, nada mais é do que organização de procedimentos. Dentre várias incumbências, esse departamento ficaria responsável pela regularidade cadastral dos itens estocados, de forma que a Contabilidade pudesse validar os arquivos eletrônicos sem transtornos e posteriormente transmiti-los com segurança ao repositório do SPED. Aqui mesmo, no PIM, há muitas indústrias que fazem isso com maestria para atendimento de exigências de controle interno e não por conta de pressões do Fisco.

Por incrível que pareça, é o Fisco que está obrigando as empresas a adotar níveis mínimos de organização dos seus processos internos. Aquela “burocracia estéril” e sem propósito, agora está se tornando o epicentro dos abalos sísmicos que podem comprometer a estrutura do negócio. Portanto, vamos tomar nas mãos as rédeas do gerenciamento dos nossos estoques para sair da mira do Fisco e também para conferir qualidade aos processos de movimentação de produtos.