quinta-feira, 24 de setembro de 2009

Conflito no topo - Contabilidade em ação

Reginaldo de Oliveira
E-mail - reginaldo@reginaldo.cnt.br
Publicado no Jornal do Commercio em 24/09/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
http://www.artigo28.rg3.net/

A falta de informações confiáveis acerca do desempenho econômico e financeiro de uma empresa é o grande motivador de conflitos entre sócios, e o melhor instrumento para produzir tais informações é a contabilidade. Durante muitas décadas desprezou-se o poder dessa eficiente ferramenta de controle, a qual era e ainda é tida por muitos profissionais como uma máquina de calcular imposto, somente. O desenvolvimento da tecnologia da informação e a disseminação dos sistemas de gestão integrada nas organizações de médio porte potencializaram as características gerenciais da ciência contábil. Na realidade, o que aconteceu foi que o óbvio ficou patente. Difícil, é quebrar paradigmas solidamente incrustados no espírito de experientes empresários.

O óbvio é que todo aluno de Ciências Contábeis aprende que contabilidade é um instrumento de registro e controle do patrimônio. O desvirtuamento dessa maravilhosa ciência foi patrocinado pela nossa onipresente e onipotente Receita Federal do Brasil que fez o grande favor de desmoralizar toda uma classe de profissionais através de interferências e deturpações na técnica contábil, obrigando ou induzindo a produção de informações distorcidas. Seria como se engenheiros fossem obrigados a combinar inadequadamente os compostos de uma concretagem ou utilizar vergalhões inadequados à estrutura da edificação. Ora, bolas! Quem entende de construção é o engenheiro, que usa técnicas adequadas para o bom desempenho das suas atividades. Da mesma forma, quem entende de contabilidade é o contador, ao qual são conferidas prerrogativas legais para desempenhar suas funções em prol da qualidade da informação contábil. O problema é que se fizer isso, o oceanógrafo que passou no concurso da Receita Federal para auditor fiscal pode multar a empresa por ela não depreciar "corretamente" um molde que foi descartado após seis meses de uso. Um verdadeiro atentado ao bom senso.

Com a contabilidade cheia de crateras por conta dos bombardeios da RFB, os administradores, obviamente, passaram a não acreditar que ela poderia ser usada como instrumento de produção de informações gerenciais confiáveis, valendo-se de outros meios para buscar mecanismos de aferição de resultados do negócio. Agrupamento de elementos obtidos no setor financeiro combinados com dados da produção, informações de vendas etc. carecem de sustentação por causa da ausência do elemento consolidador que aglutine os eventos patrimoniais em um grande encadeiamento lógico de informações - uma espécie de longa espiral de DNA que confere integridade ao conjunto de informações contábeis. A falta de integridade abre amplo espaço para contestações, o que impacta diretamente os interesses de sócios que não acreditam nos números apresentados pelo contador. Exemplo: um caminhão que está trabalhando a pleno vapor consta na contabilidade como totalmente depreciado – um absurdo técnico.

No final do ano de 1994, uma empresa sediada na capital maranhense apresentava uma rentabilidade fabulosa. Para completar, os cuidados com os aspectos legais eram extremamente rigorosos, onde todas as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias etc. eram seguidas à risca. Em meio a tantos elementos positivos havia uma situação de grande poder destrutivo: Os sócios estavam numa feroz e violenta discórdia porque não acreditavam nos demonstrativos contábeis, mesmo apresentando excelentes resultados. A desconfiança era que tais resultados seriam muito mais robustos, além de acusações de existência de várias operações que não transitavam pela contabilidade, beneficiando diretamente dois sócios tidos como comparsas. O Contador era considerado conivente de todo o imbróglio, sendo acusado de ajustes inadequados na escrituração contábil.

Quando a ruptura parecia iminente, o sócio mais respeitado contratou os serviços de um importante consultor organizacional, que por sua vez convidou um contador com grande experiência em gestão e informática. A empresa fez um expressivo investimento num avançado sistema de Contabilidade Gerencial. O contador projetou a mudança para a nova sistemática contábil através de um projeto bem elaborado, cujo desenvolvimento levou oito meses para ser concluído. A mudança foi profunda e radical. Toda a arcaica e pesada metodologia contábil foi virada pelo avesso. Trabalhos que demoravam uma semana passaram a ser feitos numa tarde e a montoeira de caixas e papéis simplesmente desapareceu; as mesas ficaram limpas, o oxigênio da sala mais puro, o estresse caiu para níveis muito baixos, o quadro de pessoal ficou sessenta por cento mais enxuto e por fim, a qualidade da informação foi conquistada e os demonstrativos contábeis ganharam credibilidade dos sócios. Com o passar do tempo a tensão foi diminuindo assim como a quantidade de advogados que cada sócio havia contratado. Surgiu um novo problema: Teve sócio que até tentou, mas ninguém conseguiu fazer maracutaias depois das mudanças.

quinta-feira, 17 de setembro de 2009

ARQUIVAR É PRECISO

Reginaldo de Oliveira
E-mail - reginaldo@reginaldo.cnt.br
Publicado no Jornal do Commercio em 17/09/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
www.artigo27.rg3.net

Organizar documentos de forma adequada é uma tarefa que exige boa dose de disciplina e atenção. Em casa, por exemplo, quem é que tem paciência de arquivar tudo quanto é comprovante de pagamento e outros documentos em pastas separadas e etiquetadas? Pouca gente, com certeza. Fazer esse tipo de coisa é um trabalho muito chato. Assim, as pessoas costumam guardar documentos em caixas, gavetas etc. “Guardar” é um eufemismo, visto que tudo fica embaralhado. Quando ocorre a necessidade de localização de um papel importante, a papelada é espalhada no chão da sala onde o interessado passa a fazer uma verdadeira garimpagem atrás do que procura.

Muita gente leva essa prática para a empresa - um comportamento extremamente arriscado, visto que não se deve brincar com documentos. Há o antigo caso de um dono de escritório que “arquivava” a documentação dos seus clientes em uma caixa vazia de geladeira. Quando um cliente fazia uma solicitação a caixa era tombada espalhando papéis no piso do escritório. Em seguida dois funcionários reviravam a papelada até localizar o documento solicitado. A maioria das pessoas desorganizadas não chega a esse ponto, mas não fica muito longe.

É curioso como as pessoas e empresas desenvolvem as mais criativas e preguiçosas formas de arquivar documentos. É uma multiplicidade de estilos, cada um mais interessante que o outro.

Um consultor contratado para fazer um trabalho organizacional em uma empresa observou que determinados tipos de documentos eram arquivados num período específico em pastas suspensas. De certo tempo em diante em caixas de arquivo morto. Depois, em pastas A-Z e por fim em pastas coloridas com elástico. Ele descobriu que haviam passado quatro funcionários pelo setor financeiro, cada qual com estilo e personalidade próprios. O problema é que parte da papelada estava em um arquivo de aço; as pastas A-Z, num armário e os demais documentos estavam guardados em grandes caixas de papelão que ficavam num depósito empoeirado. A atividade de organização desse arquivo foi uma experiência de descobertas semelhante a um trabalho de arqueologia. Foram descobertos fósseis de documentos tidos como extintos, além de muita coisa menos importante, como revistas velhas, folhetos de propaganda, papéis internos absolutamente inúteis, listas de aniversário de funcionários, lindos cartões de natal etc. Resumindo, um monte de coisa que deveria estar no lixo, misturada com contrato social original, nota fiscal de aquisição de veículo, comprovantes de pagamentos de impostos etc.

Em uma bela manhã de verão essa mesma empresa recebeu a notícia de que estava sendo processada pelo proprietário do prédio que cobrava o equivalente a quatro anos de aluguel atrasado, além de uma série de taxas extras. Para preparar a defesa, foi necessário compor um processo que deveria conter, obviamente, todos os comprovantes de pagamentos efetivados, além de verificar no contrato do aluguel se as taxas eram procedentes. O que se seguiu a partir desse problema foi uma sequência rocambolesca de sobressaltos e aberrações. Primeiramente, não foram encontrados todos os comprovantes de pagamento. Descobriu-se que alguns pagamentos foram feitos em recibo simples que nem sequer indicava se era pagamento de aluguel, visto que mal continha valor e um rabisco do recebedor no lugar da assinatura. E para completar, o contrato do aluguel havia sumido. Foram meses de muito estresse onde uma montoeira de papel foi revirada. A consequência (previsível) foi um acordo judicial extremamente desfavorável para a empresa onde o proprietário do prédio explorou o quanto pode a desorganização do seu inquilino.

Há duas formas de aprender. Uma, pelo uso do bom senso, que é a mais nobre. E outra, pela experiência, que é a mais amarga. E tendo amargado uma dura experiência, o proprietário da empresa resolveu tratar o assunto arquivo com a seriedade devida – foi quando contratou o consultor organizacional e outro profissional para implantar um programa de qualidade ISO 9000. Primeiramente, construiu um bem estruturado conjunto de prateleiras e admitiu duas pessoas para auxiliar o consultor organizacional. O trabalho de organização do arquivo foi focado no aspecto padronização, ordem, disciplina, endereçamento etc. Ao final, tudo foi mapeado no computador e um funcionário ficou responsável pela administração da documentação arquivada. O momento de transformação foi aproveitado para trazer todos os controles contábeis para serem executados internamente na empresa, trabalho que antes era feito por uma prestadora de serviços contábeis.

sexta-feira, 11 de setembro de 2009

Consequências desastrosas da desorganização

Reginaldo de Oliveira
E-mail - reginaldo@reginaldo.cnt.br
Publicado no Jornal do Commercio em 10/09/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
www.artigo26.rg3.net

Um empresário grandalhão e famoso por suas artimanhas resolveu contratar um profissional para desenvolver uma contabilidade gerencial para sua empresa. Na reunião de contratação o assunto principal tomou ares sofisticados onde o contratante delineou um cenário do mais alto dos níveis organizacionais e expôs suas expectativas ao consultor ali presente. O contratado se empolgou com o belo discurso e imaginou um caso de sucesso no seu currículo, já que o proprietário da empresa lhe transmitiu a imagem de um empresário maduro e visionário. Fechado o acordo de prestação de serviço ficou marcado o dia do início dos trabalhos. Ao se despedir do grande chefe e se dirigir ao local de saída, chamou a atenção do consultor as expressões de apatia dos funcionários e instalações marcadas pelo improviso, além de certo desleixo. O item mais curioso foi a inexistência de uma portaria – o portão era aberto ou fechado de acordo com o som de buzina que um funcionário do setor de faturamento entendia por fechar ou abrir usando um pequeno dispositivo de controle remoto que continha um único botão. Na realidade, o funcionário que ficava numa sala fechada, de tanto abrir e fechar, acabava se perdendo na sequência dos apertos do botão. Vez por outra o patrão saia da sua sala, via o portão aberto e dava uns gritos para que fosse fechado.

Esse quadro foi uma avant-première do que viria em seguida. No dia de estréia, o consultor estava ali cedo para começar a grande jornada. Entrou numa sala que continha duas mesas entulhadas de papel e dois funcionários mal encarados, além de paredes e piso sujos. Na sala ao lado estava um funcionário atarantado e com expressão assombrada. Na lateral da sala havia um balcão largo e alto onde ficavam “arquivados” os documentos mais recentes. O consultor começou então a levantar com o assustado funcionário uma série de informações sobre o funcionamento da empresa e a estrutura de controle existente, quando de repente o sócio do seu contratante entra na sala e solicita um comprovante de entrega de mercadoria. Rapidamente, e de forma nervosa o dito funcionário abre uma grande caixa de papelão cheia de papeis e começa a procurar o tal documento. Enquanto está revirando os papéis, alguém faz uma nova solicitação que o faz iniciar uma outra busca em uma pilha de outros papéis que se encontravam em cima da sua mesa. Passam-se vários minutos quando o primeiro solicitante liga aos gritos cobrando o primeiro documento. O funcionário volta para a caixa de papelão e, para seu grande alívio, encontra o que procurava e corre para entregar o documento ao chefe. De volta, o incansável funcionário comenta que aquele era um dia de sorte por ter encontrado “rapidamente” o que procurava.

O consultor resolve fazer uma verificação no repositório de documentos – o robusto e pesado balcão. Encontrou ali pilhas e pilhas de documentos dos mais diversos. Por exemplo, em uma pilha de uns 40 centímetros de altura encontrou nota fiscal, contrato social original, cadastro de funcionário, certidão negativa de órgão governamental, folhetos de propaganda, revista velha, cópias de documentos dos sócios etc. Em uma caixa de papelão encontrou um pacote com muitos documentos dos vários veículos da empresa – novos, vencidos, vendidos etc. O consultor perguntou se todos os documentos da empresa se resumiam a papelada existente naquela sala, ao que o funcionário disse que os mais antigos estavam no “arquivo morto”. Quando o consultor viu o “arquivo morto” quase cai de costas. Só não caiu porque os documentos estavam amontoados no teto de um depósito para produtos especiais (entre a laje de concreto do tal depósito e o teto de metal o espaço era de pouco mais de um metro). A cena era surreal: caixas e caixas de vários tamanhos cobertas por uma fina poeira preta e dispostas de forma como se tivessem sido arremessadas como bolas de basquete.

De volta ao solo, o consultor solicitou a aquisição imediata de um arquivo de aço para organizar a documentação dos empregados, tarefa que lhe pareceu mais urgente. Após quase três semanas e muita briga, o dono apareceu com um arquivo velho e enferrujado. Várias outras solicitações foram feitas para adequar a realidade vivida pela empresa à belíssima estrutura existente no imaginário do diretor. O grande e crítico problema era a desconsideração por parte desse diretor de que entre início e fim existe o meio. Ou seja, ele só enxergava o produto acabado, mas se recusava a aceitar o processo de fabricação. Todas as ações de profissionalização da empresa foram boicotadas tendo como consequência a desastrosa perda da exclusividade de distribuição de uma valiosa marca internacional, além de uma série de ações judiciais, disputas ferozes entre os sócios, a quase falência do negócio e um conturbado e melancólico ato final marcado pela venda da empresa para um comprador que apareceu para juntar os despojos e fazer um trabalho de restauração.

O DILEMA DO CHICOTE

Reginaldo de Oliveira
E-mail - reginaldo@reginaldo.cnt.br

Publicado no Jornal do Commercio em 03/09/2009 – Manaus/AM - Pag. A3
www.artigo25.rg3.net

Uma sequência do grandioso filme Ben Hur, do diretor William Wyler, mostra uma embarcação movida pela força de vários homens que aparentemente remam sem parar. Há também um homem que dá ritmo às remadas tocando um tambor e ou outro que garante por meio de chicotadas que o ritmo permaneça inalterado. A imagem de vários homens trabalhando sob sucessões de chibatadas revolta o espectador, sem que se pense que o chicoteador está ali cumprindo a sua função. Ou seja, chicoteando aqueles que não acompanham o ritmo e prejudicam o desempenho global do trabalho. O problema é que mesmo que os remadores se organizem de forma que a produtividade do grupo atinja altos índices eles não estariam livres do chicote, pois este é o único instrumento motivador conhecido. Além do mais o chicoteador precisa dar suas chicotadas, não importando como o trabalho está sendo desenvolvido, visto que ele não sabe trabalhar de outra forma e precisa garantir o seu emprego reforçando a importância da sua função.

Pode parecer uma comparação grosseira, mas muitos daqueles que gerenciam pessoas e processos pensam e agem dessa forma. Acreditam que só podem ter um pouco de tranquilidade ou consciência do dever cumprido se estiverem chicoteando seus colaboradores, não importando a forma como desempenham suas funções. Tal procedimento transforma os subordinados em pessoas defensivas que gastam a maior parte das suas energias imaginando formas de se defender das chicotadas inevitáveis, o que é um tremendo desperdício do talento que cada um carrega consigo. Em vez de ficarem preocupados com as chibatadas, os trabalhadores poderiam concentrar suas capacidades na otimização de todo um conjunto de processos para alcançar a eficácia organizacional. Só que para o administrador arcaico seria terrível o fato da inexistência diária de confusões, de não ver o dia inteiro seus subordinados pulando feito pipoca e apagando intermináveis incêndios. Esse clima destemperado dá a esse administrador a sensação de que seu pessoal está fazendo por merecer o salário que recebem ao final de cada mês.

Essa concepção provinciana demonstra uma mentalidade primitiva daqueles que exercem essa prática, resquício de um tempo que ficou perdido lá atrás. E o mais incrível é que tal comportamento é visto com naturalidade por muitos gestores, arregimentando mais e mais seguidores desse regime, desconsiderando assim uma forte rejeição dos trabalhadores ao autoritarismo.

O administrador carrança não compreende que sua função é buscar meios de obter a eficiência e eficácia organizacional. Ou seja, garantir o cumprimento dos procedimentos e atingir as metas contidas no planejamento da empresa. E administrar de forma fluida evitando o desgaste exagerado das pessoas, visto que os desequilíbrios comprometem a produtividade condenando os integrantes do grupo de trabalho à mediocridade, tirando-lhes a esperança de crescimento profissional. Além do mais, o ambiente insalubre resultante de circunstâncias rocambolescas tolhe toda e qualquer iniciativa que porventura possa brotar dos indivíduos das camadas menos privilegiadas da hierarquia. Isso, evidentemente, castra o progresso de todos sem que haja uma consciência generalizada de que as pessoas envolvidas no processo nutrem-se de um mesmo organismo, que é a empresa. Dessa forma, o bom senso recomenda que a postura geral do conjunto deveria ser orientada para tornar esse organismo forte e produtivo. Infelizmente, o modelo de gestão arcaico tente a permanecer inalterado enquanto tudo estiver funcionando, não importando se aos trancos e barrancos.

Porém, quando num dado momento todos começarem a sentir que estão sendo engolidos por uma força que mal permite consciência do seu caráter, as pessoas cairão em si e concluirão que toda uma cultura precisará ser modificada. Farão isso porque as ameaças advindas de mudanças econômicas, culturais, tecnológicas, conceituais etc., pressionam a organização, arremessando-a numa arena de disputas sangrentas pela sobrevivência onde somente instituições com alto grau de adaptabilidade não são pulverizadas.

A estratégia dos vencedores concentra-se muito na concepção de que os elementos e etapas do processo devem funcionar como engrenagens fortes e precisas, atuando como um bloco, para só assim fazer frente aos concorrentes. É importante frisar que atualmente a excelência não ganha mais o jogo – só permite jogar. É evidente que para a viabilização de um modelo de negócio bem sucedido é necessário e fundamental que seja feita uma revisão crítica de toda uma cultura sedimentada sobre anos e anos de chicotadas. Agora, a organização depende de todo o potencial criativo e produtivo que seus colaboradores puderem desenvolver e que o chicote não consegue extrair.