GESTÃO CENTRADA NA INFORMAÇÃO

Reginaldo de Oliveira

Publicado no Jornal do Commercio em 16/07/2009 – A018

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Alfred Sloan, considerado pela Economist como o mais original executivo do século XX, afirmou que sem informação confiável é impossível pôr em prática uma política sólida de gestão. Disse ainda que diante de um cenário de mudanças é fundamental administrar com a força dos fatos. Isso significa que o modo como a informação é reunida, administrada e estrategicamente utilizada, determina quem vence e quem perde no jogo dos negócios. Interessante, é que a tão necessária informação que não aparece no momento oportuno está em algum lugar da empresa; está escondida em alguma planilha, relatório, formulário, banco de dados etc. O problema reside na falta de gerenciamento adequado dos processos internos de modo que as demandas específicas de diversas pessoas na empresa sejam atendidas. Resumindo, a informação existe, mas não é acessível.

 Um bom sistema de informação deve tornar a empresa sensível aos humores do mercado e às mais diversas ações de agentes externos e internos, o que se traduz em respostas rápidas e na medida certa. Trabalhar a informação é um exercício que pode levar ao desenvolvimento dos mais variados modelos de análise de desempenho de um negócio. Para isso, é preciso estar atento aos sinais e submeter os procedimentos a reavaliações periódicas. Também, é importante capitalizar o máximo de ideias brotadas nas cabeças dos funcionários, visto que são eles que estão em contato mais direto com os processos e com os clientes. O conjunto dessas ações produz o conhecimento essencial à manutenção das operações da empresa e sustentação dos projetos de crescimento.

 Muitos administradores reclamam que grandes volumes de recursos investidos em tecnologia da informação não são traduzidos em ganho de desempenho operacional. Talvez isso aconteça devido ao fato da informatização apenas automatizar processos ultrapassados e ineficientes. Ou seja, computadores e softwares caros por si só não fazem milagres administrativos. O restante dos ingredientes passa pelo investimento no capital humano e desenvolvimento de modelos de gestão que melhorem o funcionamento da empresa e obtenham pleno proveito das habilidades dos funcionários.

 O ponto-chave está na integração de processos e em políticas de combate contra a dispersão de dados na organização. É preciso ir atrás de tudo quanto é planilha, formulário, softwares paralelos etc.; e estudar meios de integrá-los ao sistema principal. As planilhas devem ser usadas apenas para melhorar apresentações de relatórios. Caso seu uso seja inevitável para produzir algum tipo de informação inexistente no sistema ERP (Enterprise Resource Planning), as mesmas devem ser mapeadas dentro de uma política de gerenciamento da informação. Quanto mais dados são disponibilizados aos membros da empresa, maior possibilidade de melhoria da qualidade da informação. A centralização da informação resulta na constituição de um grande banco de dados, onde infinitas possibilidades de arranjos de números podem produzir o relatório que a imaginação mandar.

 Ainda se observa em muitas organizações o grande problema de um rico banco de dados contrapor-se com dificuldades imensas de disponibilidade de relatórios. Em tais ambientes surgem demandas e mais demandas de relatórios específicos para determinados tipos de análise enquanto o sistema impossibilita o usuário comum de produzir o relatório desejado. O desenvolvimento dos relatórios fica nas mãos de um determinado funcionário ou um prestador de serviço que pouco aparece na empresa. Ou pior, as solicitações são feitas por E-mail a uma pessoa que está a milhares de quilômetros. Às vezes, dá um desespero no usuário quando ele se confronta com tamanhas dificuldades - é quase uma perversão do fornecedor do sistema ERP.

É preciso então desatar todas as amarras que impedem o desenvolvimento de uma política eficiente de produção e utilização da informação. É necessário combater com muita determinação os atravancadores da produtividade. Muitas vezes, é mais barato ir atrás da solução lá na sede do fornecedor do software do que ficar batendo cabeça com o prestador de serviço local. Um sistema ERP confere imenso poder ao seu domador e por isso vale a pena qualquer sacrifício para adestrá-lo.